So funktioniert es
Goxy kommt in die Gruppe. Den Rest behält es im Blick.
Was Goxy Schritt für Schritt tut, von der Einrichtung bis zum Abschluss einer Aufgabe.
Einrichtung
In drei Schritten im Einsatz.
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Team beschreiben
Wer gehört dazu, wer leitet, wie sind die Arbeitszeiten? Mehr Einrichtung braucht es nicht.
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Weiterschreiben wie gewohnt
Vergeben Sie Arbeit wie immer in WhatsApp. Goxy legt die Aufgabe an, fragt beim Zuständigen nach und informiert das Team.
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Goxy fasst nach
Es erinnert zur rechten Zeit, fragt nach dem Stand und meldet, was fertig ist. Sie greifen nur ein, wo eine Entscheidung nötig ist.
Der Tag einer Aufgabe
Um 09:12 geschrieben, um 14:10 erledigt.
Die Uhrzeiten sind Beispiele; die Regeln richten sich nach Ihren Arbeitszeiten.
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09:12
Die Anfrage kommt in die Gruppe
Selin markiert Yusuf und bittet darum, das Angebot bis heute 15:00 an den Kunden zu senden.
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09:12
Goxy legt die Aufgabe an
Es liest Aufgabe, Zuständigen und Uhrzeit aus der Nachricht und meldet die Aufgabe G-0142 in der Gruppe.
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09:13
Yusuf nimmt an
Goxy fragt Yusuf per Direktnachricht. Yusuf tippt auf „Annehmen“; damit liegt die Aufgabe bei ihm.
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11:00
Zwischenstand
„Wie läuft es?“ Yusuf antwortet mit einer Prozentzahl. Hat er sich kurz zuvor selbst gemeldet, entfällt die Frage.
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13:00
Letzte Erinnerung
Zwei Arbeitsstunden vor dem Termin: „Klappt das?“ Wenn nicht, geht der neue Termin zur Zustimmung an Selin.
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14:10
Erledigt
Yusuf tippt auf „Erledigt“. Selin und die Gruppe erhalten die Meldung „um 14:10 erledigt“.
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15:00
Und wenn nicht?
Goxy hätte zuerst Yusuf nach dem Stand gefragt; ohne Ergebnis hätte es die Sache an die Leitung gegeben.
Zwei Kanäle
Die Gruppe für alle, die Direktnachricht für Einzelne.
Was alle wissen müssen, steht in der Gruppe; was eine Person betrifft, bleibt in der Direktnachricht. So wird die Gruppe nicht überladen.
In der Teamgruppe
- Anfragen und Zuweisungen
- Hinweise „Aufgabe angelegt“
- Meldungen „erledigt um …“
In der Direktnachricht
- Erinnerungen und Fragen nach dem Stand
- Schaltflächen: Antwort mit einem Tippen
- Rückfragen und Bitten um einen neuen Termin
Verzug
Was passiert bei Verzug, der Reihe nach?
Niemand wird beschuldigt; die Sache geht zur richtigen Zeit an die richtige Person.
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Erst erinnert es
Zwei Arbeitsstunden vor dem Termin fragt es den Zuständigen: Klappt das, oder ist ein neuer Termin nötig?
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Dann fragt es den Zuständigen
Ist der Termin verstrichen, fragt es nach dem Stand und bittet um einen neuen Termin.
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Zuletzt geht es an die Leitung
Bleibt das ohne Ergebnis, wird die Leitung informiert: Sie klärt es selbst, weist die Aufgabe neu zu oder senkt die Priorität.
Ausprobieren
Würde Goxy um diese Zeit schreiben?
Verschieben Sie die Uhrzeit. Beispiel: werktags 09:00–18:00.
Nach Feierabend: Die Erinnerung wartet und geht am nächsten Arbeitstag um 09:00 raus.
Ohne zu stören
Bleibt dran, ohne lästig zu werden.
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Schreibt nicht außerhalb der Arbeitszeit
Erinnerungen richten sich nach Ihren Arbeitszeiten. Nur kritische Aufgaben richten sich nicht nach der Uhrzeit.
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Tageslimit für Nachrichten
Die Zahl der Nachfass-Nachrichten pro Person und Tag ist begrenzt; zeitnahe Fragen werden in einer Nachricht zusammengefasst.
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Fokusmodus
Wer „Fokus 2 Stunden“ schreibt, erhält in dieser Zeit nur kritische Aufgaben.
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Keine unnötigen Fragen
Hat sich jemand von sich aus zum Stand gemeldet, entfällt die nächste Kontrolle.
Goxy ist unterwegs.
Wir entwickeln und testen noch. Schreiben Sie uns, wenn Sie Fragen haben oder zum Start informiert werden möchten.